Gerenciar proyectos: entre los retos que el ingeniero civil no aprende en el aula

Al culminar la carrera y graduarse de ingeniero, se consolida el cumplimiento de una de las metas que todo estudiante se establece al iniciar sus estudios universitarios. Aun mas importante si la carrera que culmina es en el área que lo apasiona. La ingeniería civil es una profesión que año a año motiva a miles de estudiantes a matricularse en las universidades con la esperanza de que al terminar sus estudios tendrán un amplio campo laboral donde desarrollar sus aptitudes personales y profesionales; ya que abarca el estudio, proyecto, dirección, construcción y gerencia de obras en las siguientes ramas: sanitaria ( acueductos, alcantarillados , plantas de tratamiento de aguas servidas, gestión de desechos sólidos, etc.), vial (carreteras, avenidas, puentes, aeropuertos, etc.), hidráulica (diques, represas, muelles, canales,  etc.),  y estructural (urbanismos, viviendas, edificios, muros, túneles, etc.).

La gerencia de proyectos de construcción es una de las disciplinas que cada día atrae a más ingenieros civiles a dedicarse a este campo profesional, y aquellos que se atreven a dirigir proyectos sin estar preparados, terminan sufriendo las consecuencias y dándose cuenta que en el aula universitaria no se imparten todos los conocimientos necesarios para  enfrentar un reto de esta magnitud.

Para el éxito en la gerencia de un proyecto de construcción, se debe contar con amplios conocimientos en diferentes áreas de conocimientos y muchos años de experiencia, aun así se requieren  habilidades adicionales que no se aprenden en un aula de clases, como son los aspectos relacionados con la inteligencia emocional y el desarrollo de relaciones interpersonales.

Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Todos los proyectos son diferentes y cada uno de ellos presentan situaciones y retos que requieren pericia e inteligencia para saberlos solventar de la mejor manera. Sin embargo, todo el que se inicia en la gerencia de proyectos tiene en algún momento su primer proyecto, y aquí trataremos de mostrarles algunos tips de cómo afrontarlo de la mejor manera.

El mejor consejo que podríamos darle a los ingenieros civiles que piensan dedicarse en su vida profesional al área de la gerencia de proyectos, es que deben comenzar inmediatamente después de graduarse a profundizar sus conocimientos teóricos en esta materia y la mejor manera es realizando una maestría, un postgrado o tomar cursos especializados en este tema. El Project Management Institute (PMI), organización sin fines de lucro  y  una de las asociaciones profesionales más grande del mundo, contando con medio millón de miembros certificados en gerencia de proyectos en más de 150 países,  es la principal opción para iniciar en el aprendizaje de la dirección de proyectos a través de sus estándares y certificaciones, reconocidas mundialmente, y que dictan en todo el mundo a través de comunidades de colaboración. Pueden obtener más información sobre las certificaciones PMI en su página web:  www.pmi.org. Otras opciones a nivel mundial se pueden revisar en la página web: www.master-maestrias.com. Donde se indican 44 opciones de maestrías en gerencia de proyectos, en diferentes países.  Algunos de estos cursos  se pueen tomar de manera rápida y virtual, como es el caso del Curso Profesional de Gerencia de Proyectos (PMP).

Para encarar ese primer proyecto, que por lo general debe ser uno pequeño, sugerimos tomar en cuenta los siguientes aspectos:

• Revise, estudie e investigue muy bien y al detalle sobre el tema del proyecto, usted es el responsable como gerente y debe tomar decisiones técnicas cruciales durante toda la gestión. Al final de esta etapa usted debe conocer todo el proceso constructivo y el alcance en cuanto a costo, tiempo y calidad requeridos para terminarlo a cabalidad.
• Elabore sus objetivos y metas. ¿Qué se espera del proyecto? ¿Qué se espera de su gestión? ¿Cuáles son los beneficios para la compañía?
• Dedique mucho tiempo al inicio del proyecto para planear cómo se van a llevar a cabo las cosas, pida opiniones a su equipo de trabajo para la construcción del alcance, cronograma, presupuesto e identificación de riesgos.
• Conozca al equipo, escuche sus necesidades. Las personas que trabajan felices, explotarán al máximo su potencial para hacer su trabajo lo mejor posible.
• Involucre a su equipo. En la medida que las personas se sientan identificadas con el proyecto, van a tener mejor productividad.
• Controle el proyecto. Defina reuniones periódicas de seguimiento, donde controle la ejecución de las actividades, el gasto del presupuesto, las personas, los riesgos y cualquier inconveniente que se presente.
• Mantenga informados a las partes interesadas. Un interesado influyente al cual no se ha informado oportunamente, puede tomar decisiones poco convenientes para su gestión, es importante mantenerlos informados y satisfechos.
• Si se presentan problemas o si su proyecto no está cumpliendo con metas claves, no se desespere. Es más importante cómo maneje las situaciones. Revise la causa del problema, aplique las acciones correctivas pertinentes, gestione los cambios necesarios en los planes, informe a los interesados sobre la situación y siga adelante con la gestión.

La gerencia de proyectos se puede definir como la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Por ende implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.

En base a esta definición de la gerencia de proyectos, se definen y establecen las áreas de conocimientos necesarias que debe poseer un buen gerente para ejecutar eficientemente su labor, y ellas son:

• Integración y alcance del proyecto: esta área se resume en dos palabras: misión y visión. El gerente del proyecto debe tener claros cuáles son los alcances del mismo en términos de plazos y tiempos y, sobre todo, en lo que se refiere al impacto. Esto incluye la elaboración y ejecución de un plan y el control de cambios. Para ello debe conocer de los aspectos técnicos y constructivos específicos para ejecutar la obra.
• Estimación de tiempos y plazos: Esta competencia supone la elaboración de un cronograma donde se fijen las tareas previstas, sus plazos de ejecución y los recursos disponibles para cada una. El gerente de proyecto debe poder operar los programas y aplicaciones que se utilizan para desarrollar los cronogramas de trabajo, por ejemplo Microsoft Project, Primavera, etc.
• Gerencia de costos: El buen gerente de proyectos debe gestionar los costes específicos y generales a través de un trabajo previo de planificación de los recursos (tanto humanos, como materiales, equipos y técnicos).
• Gestión de la calidad: son las tareas necesarias para implementar acciones que permitan evaluar la calidad de los productos, servicios o contenidos y eliminar todos aquellos obstáculos que impidan alcanzar un mayor nivel de satisfacción. Para cumplir con esta competencia el gerente debe conocer las normativas técnicas y de calidad que aplican en el entorno donde se ejecuta la construcción.
• Gerencia de recursos humanos: esto incluye la contratación de personal altamente cualificado, evaluación de su desempeño y manejo de los incentivos; con la idea de tomar las decisiones que aumenten el nivel de productividad y compromiso de quienes intervienen en el proyecto.
• Manejo de relaciones: al gerente de proyectos también le corresponde elaborar un plan de relaciones y comunicaciones que se adapte a las necesidades de cada caso. Dicho plan debe contemplar básicamente la distribución de la información, la fluidez de la misma y la divulgación del estado de cada fase del proyecto, desde la primera hasta la entrega definitiva.
• Gerencia de riesgos: esta área de conocimiento tiene que ver con la identificación de las amenazas a las que puede enfrentarse el equipo de trabajo en cualquier fase de ejecución, así como la gestión de esos riesgos, ya sea mitigando sus efectos o revirtiendo su impacto.

En definitiva la gerencia de proyectos es uno de los mayores retos que debe enfrentar un ingeniero civil durante su vida profesional, y para lo cual no ha sido preparado totalmente en las aulas de clases, por lo tanto todo buen profesional que tome la decisión de dedicarse a esta disciplina, debe tomar la decisión de prepararse en todos y cada uno de las áreas de conocimientos necesarias para ser un excelente gerente de proyectos.